Chi fa che cosa
Con POS.so Cloud un'impresa fa firmare elettronicamente i propri documenti della sicurezza — il POS, la consegna dei dispositivi di protezione individuale, la custodia del materiale di squadra, la presa in carico di un DPI, le nomine — ai propri lavoratori, preposti, capi squadra, RSPP e coordinatori.
- L'impresa che ti chiede la firma è il soggetto che eroga la firma elettronica avanzata (art. 55, comma 2, lettera a del D.P.C.M.) ed è il titolare del trattamento dei tuoi dati. Il suo nome compare nell'email, nella pagina di firma e nel documento.
- Web & Software Applications realizza e fornisce il servizio POS.so Cloud (art. 55, comma 2, lettera b) e conserva il documento firmato per conto dell'impresa, come responsabile del trattamento.
Come si firma
- La prima volta accetti le condizioni del servizio. La dichiarazione di accettazione si sottoscrive una sola volta, alla prima firma: dalle volte successive non ti viene più chiesta. Prima, una volta sola e di persona, l'impresa ti identifica con un valido documento di riconoscimento e ti fa firmare a mano un modulo di adesione con i tuoi dati e il tuo indirizzo email personale, quello a cui arriveranno le richieste e i codici. Copia del documento e modulo firmato sono conservati cifrati nel servizio (art. 57, comma 1, lettere a e b).
- L'impresa congela il documento. Quando manda la richiesta, il documento viene stampato in PDF e se ne calcola l'impronta digitale (SHA-256). Da quel momento è quel file, e solo quello, che si firma.
- Ricevi un'email con un link personale. Non serve creare un account né installare nulla: basta un telefono o un computer.
- Apri e leggi il documento. Il codice di firma si può chiedere solo dopo aver aperto il PDF: la data, l'ora e l'indirizzo IP della prima apertura restano registrati.
- Confermi con un codice. Ricevi alla tua email un codice di 6 cifre, valido 15 minuti. Dopo 3 tentativi sbagliati la richiesta si blocca e va rimandata.
- Ricevi la conferma. Un'email conferma la firma, con il link alla pagina di verifica da cui riscaricare in ogni momento il documento firmato.
Le garanzie del sistema
L'art. 56, comma 1, del D.P.C.M. 22 febbraio 2013 elenca le caratteristiche che una firma elettronica avanzata deve garantire. Ecco come le garantisce POS.so Cloud (art. 57, comma 1, lettera e).
| Art. 56 c.1 | Requisito | Come lo garantisce POS.so Cloud |
|---|---|---|
| a) | Identificazione del firmatario | L'impresa identifica il firmatario con un valido documento di riconoscimento (art. 57 c.1 lett. a): ne carica la copia nel servizio dichiarando di aver verificato di persona che appartiene a chi firma, e il servizio registra chi l'ha verificato e quando. Il firmatario firma a mano il modulo di adesione, in cui conferma il proprio indirizzo email personale e accetta le condizioni: è ciò che collega con certezza la persona all'indirizzo a cui arriva il codice. Il link e il codice arrivano all'indirizzo email che l'impresa ha registrato per quella persona. |
| b) | Connessione univoca della firma al firmatario | Ogni richiesta ha un link personale, diverso per ogni persona e per ogni documento, e un codice monouso valido per quella richiesta soltanto. |
| c) | Controllo esclusivo del firmatario | Il codice è inviato solo all'email del firmatario, vale 15 minuti e al massimo 3 tentativi; nessun altro, nemmeno l'impresa, lo vede. Non si usano dati biometrici. |
| d) | Verifica che il documento non sia stato modificato | Il PDF viene congelato prima della firma e se ne calcola l'impronta SHA-256. Dalla pagina di verifica pubblica chiunque può riscaricare il documento firmato e controllare se una copia in suo possesso è identica: un file modificato ha un'impronta diversa. |
| e) | Evidenza di quanto sottoscritto | Il firmatario deve aprire il PDF prima di poter chiedere il codice, e lo può riscaricare in ogni momento dalla pagina di verifica indicata nell'email di conferma. |
| f) | Individuazione di chi eroga la firma | Il nome dell'impresa compare nell'email di richiesta, nella pagina di firma, nel documento e nel registro delle firme. |
| g) | Nessun elemento che modifichi il contenuto | Il PDF viene generato dal server senza script né contenuti dinamici, e dopo il congelamento non viene più toccato. |
| h) | Connessione univoca della firma al documento | La prova crittografica di ogni firma (HMAC-SHA256) contiene l'impronta del documento firmato: la firma non si può spostare su un altro file. |
Le tecnologie utilizzate
Ai sensi dell'art. 57, comma 1, lettere f) e g):
- Impronta del documento: algoritmo SHA-256, calcolato sul PDF congelato e riverificato a ogni apertura; se l'impronta non corrisponde, il documento non viene mostrato.
- Codice di firma: 6 cifre casuali generate con un generatore crittografico, validità 15 minuti, massimo 3 tentativi, conservato solo come impronta e cancellato dopo l'uso.
- Prova della firma: HMAC-SHA256 calcolato su link personale, impronta del documento, data e ora, indirizzo IP.
- Registro degli eventi: creazione della richiesta, invio dell'email, apertura del documento, richiesta del codice, firma, con data, ora, indirizzo IP e browser; il PDF firmato si riapre con il registro delle firme in coda.
- Trasmissione e archiviazione: collegamenti cifrati (HTTPS), server e archivio dei documenti in Italia presso Aruba S.p.A.
Richiedere copia di quanto hai firmato
Hai diritto a ricevere gratuitamente copia della dichiarazione di accettazione e delle informazioni che dimostrano la tua firma (art. 57, comma 1, lettere c e d):
- Da solo, in ogni momento: apri il link della pagina di verifica che trovi nell'email di conferma della firma e scarica il documento firmato con il registro delle firme.
- Su richiesta: scrivi all'impresa che ti ha chiesto la firma, oppure a info@wsanet.it indicando il documento (il titolo e la data della firma, o il link di verifica). Ti rispondiamo per conto dell'impresa, senza alcun costo.
Revoca del consenso e assistenza
Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso all'uso della firma elettronica avanzata (art. 57, comma 1, lettera h) scrivendo all'impresa che ti chiede le firme oppure a info@wsanet.it. Dopo la revoca non riceverai più richieste di firma elettronica e i documenti ti verranno proposti su carta; le firme già apposte restano valide per i documenti firmati prima della revoca.
Assistenza sul funzionamento del servizio: info@wsanet.it — tel. 388 765 3933, dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18.
Conservazione
Il documento firmato, la sua impronta, il registro degli eventi, la dichiarazione di accettazione, il modulo di adesione firmato a mano e la copia del documento di riconoscimento sono conservati nel servizio POS.so Cloud per conto dell'impresa. La copia del documento di riconoscimento e il modulo sono conservati cifrati, non compare nei documenti firmati né nella verifica pubblica, e la può aprire solo l'impresa dal programma: ogni apertura viene registrata. L'obbligo di conservare per almeno venti anni la copia del documento di riconoscimento, la dichiarazione di accettazione e le informazioni che dimostrano la firma è dell'impresa che eroga la firma (art. 57, comma 1, lettera b), che può scaricare in ogni momento i documenti firmati con il loro registro.
Limiti d'uso
La firma elettronica avanzata vale nei rapporti giuridici fra chi firma e l'impresa che gli ha chiesto la firma (art. 60 del D.P.C.M.): per esempio fra il lavoratore e il suo datore di lavoro per la consegna dei DPI. Non è una firma digitale qualificata.
Copertura assicurativa
L'art. 57, comma 2, del D.P.C.M. prevede che il soggetto che eroga la firma elettronica avanzata si doti di una copertura assicurativa per la responsabilità civile non inferiore a 500.000 euro, e il comma 3 che ne renda note le modalità.
Riferimenti normativi
- D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 — Codice dell'amministrazione digitale (CAD), artt. 20 e 21.
- Regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS), art. 26 — requisiti della firma elettronica avanzata, come modificato dal Regolamento (UE) 2024/1183 (eIDAS 2), che ha lasciato invariati i requisiti.
- D.P.C.M. 22 febbraio 2013, «Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali», G.U. Serie generale n. 117 del 21 maggio 2013, Titolo V, artt. 55–61.
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), art. 28 — responsabile del trattamento.
Ultimo aggiornamento: 23 settembre 2026 · © 2026 Web & Software Applications di G. Carnelli e P. Martinelli.